Блог о путешествиях и мероприятиях | Leto Yachting&Catering

Чек-лист. 6 шагов к идеальному дню рождения.

Каждый год все мы озабочены организацией особенного мероприятия. День рождения – важный и волнующий день в каждой семье. И каждый год мы пытаемся сделать этот день счастливым, необычным и запоминающимся.

Эта задача не из легких. Ведь дней рождений в каждой семье не один в год. И ярких идей со временем приходит в голову все меньше.

В этой статье мы опишем 6 шагов к идеальному дню рождения. Расскажем, как этот праздник создаем мы, ведь мы организуем около 300 дней рождений в год и делаем это профессионально. Надеемся, наш чек-лист поможет вам организовать ваш идеальный день рождения. А, если вы рядом с нами, можно просто написать и мы все сделаем сами)

Шаг первый. Выбор площадки.

Самый главный и важный пункт – определиться с площадкой. Выбор места для праздника достаточно сложный процесс. Для начала определяемся с предпочтениями именинника, его желаниями.
Совет: помните, что день рождения – это праздник в первую очередь для самого именинника, поэтому важно учесть его вкусы при выборе места для праздника.
Вот список вопросов о том, какие локации по вкусу имениннику, ответы на которые сузят диапазон поиска:

  • По расположению в городе/за городом, в помещении или на открытом воздухе
  • По стилю – спокойный сидячий отдых или активности на свежем воздухе
  • По развлечениям – необходимо выяснить какие развлечения должны быть на территории подходящей локации
  • По еде – устроит ли ресторан на территории площадки или нужно привлечь кейтеринг

Когда мы выяснили все детали у именинника, начинаем поиск идеальной локации. Нужно промониторить все подходящие площадки в вашем регионе, понять порядок цен, созвониться с площадками и уточнить детали. После мониторинга мы отбираем 3 идеальные локации, которые удовлетворяют всем нашим критериям, и предлагаем имениннику выбрать идеальный для него вариант.

Наш профиль – мероприятия на природе. Чаще всего наши заказчики останавливают свой выбор на яхтах, теплоходах или турбазах. Это самые сложные площадки для кейтеринга. Но мы на них как рыбы в воде)))
Совет: Организация дня рождения становится намного проще, если изначально мы понимаем полный бюджет мероприятия.

Шаг второй. Тематика праздника.

Каждый человек индивидуален и уникален. У всех нас разные вкусы. При выборе тематики дня рождения нужно постараться выбрать именно ту, которая близка имениннику по духу, которая принесет радость и удовольствие.

Идей тысячи! От классического банкета в ресторане (который можно превратить хоть в премию Оскар, хоть в королевский прием) до пиратской вечеринки на нескольких яхтах, берущих друг друга на абордаж с веселым улюлюканьем))

Что важно учесть при выборе тематики праздника:

  • Возраст именинника и гостей
  • Характер вашей компании (в нашей практике были десятки случаев, когда средний возраст компании был около 60+ лет, а по активности праздник превосходил ночные вечеринки 25-летних ребят)
  • Профессия. Да-да! Как показывает практика, если выбрать тематику праздника исходя из профессии именинника, то такое мероприятие кажется полностью созданным для конкретного человека, что всегда очень радует виновников торжества. Такой день рождения пронизан индивидуальностью, что всегда приносит нам радость и удовольствие.

Мы делаем разные форматы мероприятий. Но любимыми, конечно, остаются пиратская вечеринка на парусниках, утонченный прием на борту большой белоснежной моторной яхты или барбекю-вечеринка на борту колесного парохода. Потому что праздник, организованный на природе, всегда выигрывает у классических вариантов.

Шаг третий. Определяемся с меню.

Правильно накрытый стол – вторая половина успеха! Это, пожалуй, самый сложный пункт, если выбранная площадка нам не знакома. Необходимо выяснить качество кухни на площадке и возможность привлечения кейтеринга (не все локации допускают к себе чужую кухню).

Особое внимание советуем обратить на качество обслуживания. Хорошо, если в качестве площадки для вашего дня рождения вы выбрали классический ресторан. В этом случае, обслуживание и кухня скорее всего, будут на высоте. Однако опять же из практики, если ваша локация расположена на природе или имеет в ряду преимуществ какие-то серьезные развлекательные комплексы, то качество кухни и обслуживания резко падают, потому что локация больше сосредоточена на оказании развлекательных услуг. Вот тут следует привлечь кейтеринг, который создает утонченный ресторан даже в поле. И делает это профессионально. Так вы получите и интересную локацию с развлечениями и идеальный банкет.
Совет: Чтобы составить меню было проще, нужно определиться с алкоголем, который вы планируете поставить на стол. От его выбора зависит какие блюда будут уместны столе.
Когда мы работаем с клиентом, после уточнения всех деталей, мы предлагаем идеальный вариант меню для выбранной площадки (учитывая ее технические возможности, ведь мы не привозим готовую еду, мы все готовим на месте). Потом меню корректируется еще не раз, но мы всегда предупреждаем заказчика, когда его правки начинают отражаться на качестве банкета.
Совет: при составлении меню, учитывайте не только количество гостей, но и продолжительность мероприятия. Если для классического банкета, который длится 4-5 часов достаточно выхода блюд 700-800 грамм на человека, то для дневной прогулки на теплоходе минимальное количество еды на человека – 1.5-1.7 кг.

Шаг четвертый. Таймлайн и транспорт.

И снова классика. Ресторан в центре города. Гости приехали на такси, а после праздника, также на такси и уехали. Тут все просто. И скучно.

Классические варианты – не наш конек. Для них четвертый шаг можно исключить. Но, если мы говорим о необычном дне рождения, который организован на яхте, теплоходе или турбазе, то этот пункт становится крайне важным.

Ведь добраться до локации не так просто, выбраться с нее еще сложнее. Именинник или организаторы должны предусмотреть не только способ транспортировки гостей до площадки и обратно, но и продумать возможность ночевки в локации. И лучше это сделать заранее.

Кроме того, важно продумать таймлайн мероприятия. Чем больше деталей предусмотрено заранее, тем более идеальным получится ваш день рождения:

  • Во сколько и где собираются гости?
  • Нужна ли welcome-зона?
  • Во сколько начало самого банкета?
  • Когда подаются горячие блюда?
  • В какое время мероприятие должно закончиться?
  • Кто и как уезжает? Кто и как остается?
Совет: Опять же из нашей практики, когда ваш праздник создается руками профессиональных организаторов, можно хорошо сэкономить на дополнительных услугах, т.к. все подрядчики работают с нами на постоянной основе и с большими скидками.

Шаг пятый. Развлекательная программа.

Тут, конечно, все зависит от вкусов и предпочтений. На одной вечеринке будет достаточно ведущего мероприятия и звукового оборудования, на другой не обойтись без артистов и представлений, а на третьей вместо ведущего вас встретит толпа пиратов.

С программой важно не переборщить. Если ваша локация сама по себе интересна и наполнена развлечениями, не стоит переплачивать за артистов. У вас просто на них не хватит времени. Лучше больше внимания уделить таймингу и определиться сколько времени понадобится гостям на развлечения, предложенные непосредственно площадкой. Тогда будет понятно, сколько и чего не хватает для идеального праздника.

Когда будете определяться с программой, обратите внимание на следующие пункты:

  • Музыкальные предпочтения вашей компании
  • Технические возможности площадки
  • Тайминг праздника

И не забудьте выбрать фотографа и видеографа! Ведь результат таких трудов просто необходимо запечатлеть!

Шаг шестой. Организация.

И вот день Х настал. День рождения организован и состоится сегодня! Если вы не пользуетесь услугами профессионального организатора, то кто-то должен взять на себя его роль. Нужно понимать, что этот несчастный отдыхать сегодня не будет. Забот будет масса с самого утра. Нельзя, чтобы этим организатором был сам именинник или его вторая половина. Так праздник точно будет испорчен. Ведь вместо праздника и ярких впечатлений, вы получите нервы, суету и давление.

В день мероприятия организатор с самого раннего утра начинает координировать всех участников процесса:

  • Проверяет площадку на готовность
  • Оценивает текущую подготовку к банкету
  • Контролирует задействованный транспорт
  • Докупает то, чего не хватило
  • Остается на связи с гостями, подсказывает как добраться, во сколько начало и прочее
  • Держит связь с артистами
  • Проверяет нет ли проблем по технической части (оборудование, электричество, холодильники и прочее)
  • И занимается еще тысячей деталей, чтобы мероприятие прошло идеально.

Так делаем мероприятия мы. Каждый праздник, созданный нашими руками – это уникальное мероприятие, организованное для одного человека. Неповторимое событие в единственном экземпляре.

Если наш чек-лист был вам полезен, поставьте лайк. Нам будет приятно. Классных вам мероприятий! Пусть каждый праздник в вашей жизни будет неповторимым и уникальным.

Посмотрите другие наши статьи:
Тонна тухлого салата или что бывает, когда просишь скидку на рекорд
5 причин почему летом на Волге круче, чем на море
Путешествие по Волге на колесном пароходе
2023-02-16 12:36 События